Veuillez démarrer votre session à l’heure. Si la session précédente n’est pas terminée, demandez aux contributeurs de bien vouloir conclure, ou adressez-vous aux Organisateurs. A votre tour, veuillez achever votre session à l’heure, et laisser la place à temps à la session suivante.
Langues
S'il vous est possible de communiquer en anglais, n’hésitez pas à le faire notamment pendant les phases de discussion avec le public, quand besoin est. Si vous le pouvez, établissez vos diapositives en utilisant les deux langues ; vous pouvez aussi, par exemple, présenter vos diapositives en anglais et votre exposé en français...
Équipement technique
Chaque salle de session sera équipée d'un vidéoprojecteur connecté à un PC sous Windows XP disposant d'Acrobat Reader et du Pack Microsoft Office 2007 (PowerPoint, Word et Excel), d'un écran et d'un paperboard. Aucun autre équipement ne sera disponible. Vous voudrez donc bien veiller à préparer votre présentation de telle sorte qu’elle ne nécessite pas d'autre équipement que celui mis à disposition.
Les ordinateurs disponibles seront bien des PC, pas des MAC. Si vous travaillez habituellement sur MAC, vous devez convertir les fichiers dont vous aurez besoin en versions compatibles PC avant votre voyage.
Une assistance technique pour les problèmes d'informatique et de vidéoprojection de fichiers PowerPoint sera disponible dans l'espace conférence les lundi 23 juillet (10h-12h & 14h-18h) et mardi 24 juillet (9h30-12h30).
Discutants
En fonction des disponibilités, des Discutants de session seront nommés. Le rôle de Discutant ne doit pas être entendu de façon formelle. Les Discutants interviennent pendant les phases de discussion aménagées par le contributeur de la session. Les Discutants s’attacheront essentiellement à stimuler les débats lorsque c’est nécessaire. Pour préparer son intervention, le Discutant peut prendre contact avec le contributeur de la séance avant la conférence.
Piloter sa session
Il est important de mener sa session en tenant compte des attentes du public et du concept de la Conférence. Suivant le format de la session, il est recommandé de porter une attention particulière aux points ci-après.
Session individuelle
Durée : 30 minutes. Il est impératif de prévoir de consacrer au moins une dizaine de minutes aux échanges avec la salle (s'organiser avec le Discutant s'il y en a).
Symposium
Durée : 110 minutes. Le symposium commence par une introdution générale et comprend la présentation d'au moins deux exposés. Le déroulement du symposium devra privilégier l'interaction avec l'assistance.
Atelier
Durée : 110 minutes. L'activité en atelier est essentiellement interactive, collaborative, participative. Elle n'exige pas la présentation formelle d’exposés. L’atelier devra démarrer par une claire présentation du thème de la session, en expliquer le choix, et présenter les objectifs visés et les activités prévues.
Table ronde
Durée : 110 minutes. Après une introduction générale par le Président de séance, chaque débatteur disposera d’une dizaine de minutes pour présenter un point de vue, puis s'ouvrira la phase de questions et discussion générale entre débatteurs et avec la salle. Il conviendra de veiller particulièrement à privilégier l'échange et le débat.
Poster
Durée : 2h, y compris montage et démontage du poster. Pour chaque poster, les Organisateurs mettent à disposition une surface d’affichage, ainsi qu’une table et une chaise. Dimensions de la surface d’affichage : 95cm de hauteur sur 65cm de largeur. Le poster doit être préparé à l’avance : le Délégué n'est pas supposé le concevoir sur place au dernier moment juste avant la présentation. Les contributeurs doivent apporter avec eux non seulement leurs posters mais aussi tout le matériel dont ils peuvent avoir besoin, y compris leurs outils et le matériel de fixation. Le poster doit être fixé uniquement de façon adhésive : ruban adhésif simple ou double-face, ou colle. Les Organisateurs ne fournissent aucun outil de travail, ni matériel de fabrication ou de fixation. A tout moment de la session, il doit y avoir au moins un auteur du poster à proximité de celui-ci.
Note relative aux posters
Il est particulièrement important que les dimensions du poster soient compatibles avec celles de la surface d’affichage mise à disposition : 95cm de hauteur sur 65cm de largeur. Il est strictement interdit de fixer directement un poster sur les murs ou les portes de la sale de session : l’hôtel rendrait les Organisateurs financièrement responsables de tout dommage intervenu sur ces surfaces. Il est par conséquent formellement interdit de fixer sur les portes et les murs. Les contrevenants seront exclus de la salle de session sans autre possibilité pour eux de présenter leur contribution.
Votre fichier PowerPoint déjà installé lors de votre arrivée en session
Les participants qui souhaitent trouver leurs fichiers PowerPoint déjà installés sur l'ordinateur en arrivant en session doivent nous transmettre ces fichiers entre le 21 juin et le 15 juillet 2012. Procéder comme suit :
1/ Assurez-vous que votre fichier PowerPoint est compatible PC, sinon convertissez le.
2/ Nommez votre fichier au moyen de votre nom de famille suivi de l'année, par exemple Durand-2012.pptx. Ceci vous aidera à le retrouver facilement parmi les autres sur l’écran au moment de démarrer votre session. Si vous avez plusieurs présentations donc plusieurs diaporamas, numérotez ceux-ci, par exemple Durand-1-2012.pptx. Si vous avez des co-auteurs, utilisez les noms de famille des deux premiers auteurs, par exemple Durand-Dupont-2012.pptx.
3/ Identifiez dans le Programme de la Conférence le jour et la salle de votre session.
4/ Accédez au site de dépôt des fichiers PowerPoint en cliquant ici.
5/ Saisissez deux fois votre numéro d’inscription (‘Registration ID’) : la première dans le champ Utilisateur, la seconde dans le champ Mot de passe. Attention : c'est bien votre numéro d'inscription - et non un numéro de contribution - qu'il convient d'utiliser.
6/ Déposez votre fichier PowerPoint dans le dossier qui correspond à la salle et au jour de votre session. Attention, ne vous trompez ni de fichier ni de dossier : une fois déposé, le fichier ne peut plus être ni retiré ni modifié.
Note
Il est recommandé d'avoir avec soi, à toutes fins utiles, sa présentation sur CD et/ou clé USB.